İşyerinde Verimliliği Artırma 10 İlkesi

<pre>İşyerinde Verimliliği Artırma 10 İlkesi


Bugünlerde üzerinde çok fazla baskı var üretken ve zaman kazandırır. Zaman paraya eşit olduğunda ve iş çıktısı performansla eşanlamlı olduğunda, sadece harika işler yapmak zorunda değiliz; yapmalıyız verimli iş. B Ancak verimlilik, yalnızca işçilerin daha iyi kâr elde etmelerini sağlamak için kapitalist bir girişim değildir. İş yerinde verimliliği artırmak için on ilke vardır.

Üretken olmak iş / yaşam dengemizi, iş doyumumuzu ve yaptığımız gerçek işten dolayı kişisel doyumumuzu ve gururumuzu artırabilir. Sorun şu ki, üretken olmak söylenenden daha kolay. Neyse ki, en üretken benliğiniz olmak için aklınızda tutabileceğiniz ve uygulayabileceğiniz birkaç prensip vardır.

1. Azalan getiriler yasasını hatırlayın.

Verimlilik araçlarını kullanmak söz konusu olduğunda, daha fazlası her zaman daha fazla anlamına gelmez. Çalışmalar, kurumsal işletme çalışanlarının ortalama olarak “verimlilik” ve işyeri işbirliği için 60 araç kullandığını bulmuştur. Her bir araç için her bir aracı uygulamak ve öğrenmek için ne kadar işe alım süresi gerektiğini düşünün. Ayrıca, her bir görev için bu kadar çok araç kullanmak için gereken zamanı da göz önünde bulundurun.

Konsolidasyona bakın. Daha iyi entegrasyonlar için yollar bulabileceğiniz ve birden fazla amaca hizmet eden daha fazla sistemi nasıl kullanabileceğiniz. Çoklu görev zorunlu olarak bir üretkenlik ilkesi değildir, ancak çoklu görevi sizin için yapan teknoloji ve araçları kullanmak kesinlikle mümkündür. Kullandığınız araç sayısını azaltarak ve sadece birkaç mükemmel, kullanımı kolay araca güvenerek, çok fazla şey yapmaya çalışmadan üretkenliği önemli ölçüde artırabilirsiniz.

Azalan getiriler yasasını hatırlayın.
Azalan getiriler yasasını hatırlayın.

2. Görev değiştirmeyi azaltın.

Çalışma kültüründe zamanın en büyük hırsızlarından biri görev değiştirme. Görev değiştirme, tamamlanmamış bir görevden diğerine geçtiğinizde harcadığınız zamandır. Genellikle herhangi bir öğeye çok uzun süre dikkat gösterememe nedeniyle dikkat dağıtan bir odak noktasıdır. Çok fazla uyarı veya bildirim açık olduğunda yanlışlıkla görev değiştirme yetersizliklerine yenik düşebilir ve gelen sorunları derhal çözmeniz gerektiğini hissedebilirsiniz.

RingCentral tarafından yapılan bir araştırma, görevler ve araçlar arasında geçiş yaparak günde ortalama bir saat kaybedebileceğimizi buldu (bu, 32 tüm iş gününe eşittir) yıl). Sebep? E-posta sekmenizi kapatmak ve proje yönetim sisteminizi açmak sadece birkaç dakika alır gibi görünse de, e-postanıza geri dönün, aslında odağınızı değiştirmek için gereken ekstra süreyi düşünün. Görev değiştirmede kaybedilen zaman, beyninizin önündeki konsantrasyon için yeni hedefi belirleme kapasitesini yaptığı için fiziksel geçişle daha az ilgilidir.

Z Kuşağı ve Teknoloji Tüketimi
Z Kuşağı ve Teknoloji Tüketimi

Tarayıcı pencereleri veya araçları arasında geçiş yapmak yerine, her seferinde tek bir göreve odaklanmaya çalışın. Bir şeyden bir mola vermeniz gerekiyorsa, birkaç görev arasında geçiş yapmak yerine hiçbir şey gerçekten yapılmaz. Düşünün: Biraz su almak için biraz zaman ayırın, ofisinizin etrafında bir tur atın veya düşüncelerinizde olmak için dizüstü bilgisayarınızı bir saniyeliğine kapatın.

3. Dış dikkat dağıtıcı unsurlarınızı sınırlayın.

Akıllı telefonlar zamanımızın en büyük yeniliklerinden biri olsa da, bazen varlığımızın sıkıntısı gibi hissedebilirler. Birçoğumuz, sosyal medya, mesajlaşma, oyun veya düzenli olarak kullandığımız diğer uygulamalardan ve ağ programlarından tamamen bağlantı kurmayı zor bulabileceğimiz telefon bağımlılığının acısını hissediyoruz. FOMO bunlardan bazılarını ya da “kaybolma korkusu” nu harekete geçirir, ancak çoğumuz onun yerine iş yerinde yapılacak bir işle uğraşmak yerine Instagram'ı inceleriz.

Telefonunuz verimsiz olmanız, çok fazla ertelemeniz ve çok uzun süre herhangi bir şeye odaklanmamanız gibi önemli bir katkıda bulunabilir. Bu nedenle, öncelikle sorunun ne kadar kötü olduğunu tanımlamanız gerekir. Çoğu akıllı telefondaki yeni özellik güncellemeleri artık ne kadar ekran süresi kullandığınıza ve ne tür etkinliklere ilişkin gerçek istatistiklerinizi görebileceğiniz anlamına geliyor.

Alışkanlığı kırmanız zorsa, telefonunuzdaki belirli uygulamalara veya işlevlere erişiminizi sınırlandırabilecek, belirli dönemler için veya günün belirli saatleri arasında ayarlayabilecek bir engelleyici aracı kullanın. Bu yüzden cazip olsanız bile, telefonunuzun dikkatini dağıtamazsınız.

4. Verimlilik amaca yönelik olmalıdır.

İş yerinde ve hatta kişisel yaşamımızda üretkenlik eksikliğinin büyük bir nedeni amaç eksikliğidir. Sadece bilmediğimiz zaman ne halletmeliyiz, ama nedençok daha motive olabiliriz. Bir hedefi tutturmaya çalıştığınızda, genellikle hedefe ulaşmak istediğiniz (veya ihtiyaç duyduğunuz) nedeni düşünebilirsiniz. Yönümüz olmadığında, bir şeye olan ihtiyacı anlamadığımızda veya sonuçta ortaya çıkan sonuç veya takip faaliyetiyle ilgili kafanız karıştığında, amaç duygusunu kaybederiz.

Çoğumuz meşgul işi sevmiyoruz. Yaptığımız şeyin bir şeye katkıda bulunduğunu veya daha büyük bir resmin parçası olduğunu bilmek istiyoruz. İşimizin bir amacı yok gibi görünüyorsa, verimlilik düşüyor. Bazen bunlar bizim kontrolümüz dışındadır, ancak en üretken benliğiniz olmak için, neden bir şey yapmanız gerektiğini ve onu motive edici olarak kullanmanın nedenini düşünmeye çalışın.

5. Önceliklerinizi belirleyin.

Verimlilik eksikliğinin (ve özellikle görev değiştirmenin) büyük bir nedeni, önceliklerimizin ne olduğunun farkında olamamamızdır. Ertelemeyi sınırlamak ve önemli şeylerde üretken olabilmenizi sağlamak için öncelik vermeniz gerekir.

Aciliyete göre yapılacaklar listenizi önceliklendirmek iyi bir başlangıç ​​olabilir, ancak öncelikleri de düşünerek, hiç önemli olmadığını fark edebileceğiniz etkinlikleri tamamen ortadan kaldırabilirsiniz. Sonraki faaliyetlerin gerçekleşmesi için önce tamamlanması gereken görevlerin belirlenmesi de çok önemlidir.

Verimliliği artırmak için sizin için neyin önemli olduğu konusunda öncelikleri düşünebilirsiniz. Üretken olma kabiliyetlerimiz çok bireysel olabileceğinden, en sevdiğimiz görevler önce tamamlandığında, onları yoldan çıkararak bazılarımız daha iyisini yaparız. Diğerleri için, uzun veya sıkıcı projeleri sonuna kadar kaydetmek, ilk önce momentumun devam etmesini sağlayabilir veya yapılacaklar listesinden daha kolay veya daha eğlenceli görevleri kontrol etmede iyi hissedebilir.

6. İşbirliğinin size karşı değil, sizin için çalışmasını sağlayın.

Hepimiz anlamsız (ya da görünürde bitmiş gibi) toplantılar yaptık ve hepimiz her şeyi kendimiz yapmayı tercih etmiş gibi hissettiren ekip üyeleriyle birlikte çalıştık. Bu senaryolar verimliliğin çok yaygın bozucularıdır, ancak çoğu kuruluşta işbirliği gereklidir.

İşbirliğine dayalı projelerin sizi gerçekten yormadığından ve üretken olma yeteneğinizi azaltmadığından emin olmak için, görevlerin tamamlanmasını ve sorunların triyajını sağlamak için açık bir görev heyeti ve bir çalışma süreci veya sistemi olmalıdır. Dürüst olmak gerekirse, 2019 için ortak bir rehber kullanabiliriz

Çalışanlarınızın veya yönetim ekibinizin işleri halletmek için birbirinize karşı çalışmak yerine daha verimli olmanıza yardımcı olduğu bir ortam oluşturabildiğinizde, sonuçları da iyileştirirsiniz. Doğru işbirliği için gerçekten entegre bir araçla birleştiğinde, iletişim ve üretkenliğin yaptığınız her şeyde kökleşmiş olmasını sağlayabilirsiniz.

7. Yedekleme planınızı bilin.

Verimliliğin önemli bir katili, işler gerektiği gibi gitmediğinde yedek bir plana sahip değildir. Çalışmada, hayatta olduğu gibi, işler nadiren plana göre gider. Son teslim tarihinde kalmak, görevlerin tamamlanmasını sağlamak veya üretkenliği korumak için ilk seçeneğiniz işe yaramadığında ne yapacağınızı tam olarak bilmeniz çok önemlidir.

Yedekleme planları olmadan, genellikle başlarımızı çizmek için çok fazla zaman harcayabilir ve ilk etapta yanlış gittiğini merak ederiz. Ardından, yeni bir çözüm bulmaya veya yeni bir eylem planı bulmaya zaman ayırıyoruz. Başlangıçta en kötüye hazırlanırken, en azından işler yanlış gittiğinde ne yapılacağı hakkında bir fikriniz olsa bile, planınızı değiştirmeniz gerektiğinde hemen harekete geçebileceğiniz anlamına gelir.

8. Verimliliği ölçmek için bir yöntem kullanın.

Çoğu iş alanında olduğu gibi, verimliliği ölçmenin bir yoluna ihtiyacınız vardır. Verimliliğin nasıl ölçüleceğini anlamadan veya en azından başarı göstergelerinin ne olduğunu bilmeden, aynı kalıp kalmadığınızı, verimliliğinizi artırdığınızı veya geride kaldığınızı görmek zor olabilir.

Verimlilik ölçümü şirket, endüstri ve birey arasında büyük ölçüde değişir, çünkü verimlilik herkes için aynı görünmez. Ancak önemli olan, ölçülecek bir endüstri standardına veya kuruluşunuzda veya kendinize yönelik bir beklentiye sahip olmaktır.

Bunun neye benzeyebileceği, belki de her gün cep telefonunuzda ekran süresinin kısalması, belirli bir zaman diliminde listenizden daha fazla dozun kontrol edilmesi veya belirli bir görev için tamamlanan süreyi belirli bir süre boyunca karşılaştırabileceğiniz ayrı ayrı görevler için zaman izlemesidir. dönem. Bazı kuruluşlar için verimlilik doğrudan gerçek dolar miktarlarına eşittir, bu nedenle mümkünse daha üretken olmak için ne kadar tasarruf (veya kazanç) elde etmeyi hesaplamayı deneyebilirsiniz.

9. Biraz daha az iyimser olun.

Hepimiz bir zaman iyimserini biliyoruz – bir etkinliğin ne kadar zaman alacağı konusunda gerçekçi olmadığı (veya kendinden emin olduğu) için sürekli geç kalan biri. Daha üretken olmanın bir parçası, teslim edemeyeceğimiz vaatlerde bulunmayı vaat etmemizi ve kullanılabilirliğimiz, üretken olma kapasitemizi ve teslimatları ne zaman tamamlayabileceğimizi daha gerçekçi kılmaktır.

Bazen, bir görevi tamamlamak için gereken süre konusunda çok iyimser olduğunuzda (yani çok düşük tahmin ettiğiniz anlamına gelir), yalnızca görevi yerine getirme konusunda stres altında kalarak üretkenliğinizi kaybedebilirsiniz. Veya bir işin asıl iş kalitesinden ziyade tamamlandığından endişe edersiniz. Verimliliği artırmak için, belirli etkinlikleri yapmak için neye ihtiyacınız olduğu konusunda daha gerçekçi olmaya çalışın. Ardından, görevi daha kısa sürede tamamlarsanız, yapılacaklar listesinden başka bir şey çalmaya bakabilirsiniz.

10. Daha iyi notlar alın.

Hiç çok odaklanmış hissettiğin ve birçok iyi fikir söylendiği veya eylem planları yapıldığı mükemmel, üretken bir toplantı yaptın mı? Ama sonra aklınızdaki her ayrıntıyı taze tutabileceğinizi düşündünüz, sadece ertesi gün uyanmak için ve söylenen her şeyi unuttuğunuzu fark ettiniz.

Zaten yaptığınız sohbetleri yeniden yapmanız sadece sizin için zaman kaybı değil, aynı zamanda ne yapıldığını ve söylenenleri hatırlatması gereken herkes için de zaman kaybıdır. Verimli bir toplantıdan sonra işe başlamak için daha iyi notlar almanız ve bu notlara daha sonra baktığınızda, ne anlama geldiğini ve işlerin yapılması için ne yapmanız gerektiğini bildiğinizden emin olmanız gerekir.

Bir başka verimlilik hilesi, fikirleri aldığınızda basitçe yazmak olabilir. Sabah kahvenizi evde yapmaktan ve harika bir fikir bulmaktan daha sinir bozucu bir şey yoktur, sadece 30 dakika boyunca oturup beyninizi öğle vakti hatırlamak için sarar. Bir notu not almak sadece bir dakika sonra size çok fazla zaman kazandırır.

Üretken olmak, önceliklerinizi ve amacınızı bulurken dikkat dağıtan şeylerin sayısını azaltır. Verimliliğinizi artırmak için bilinçli kararlar verirken, kullandığınız araçları birleştirmeye, daha etkili çalışan işbirliğini vurgulamaya, dokümantasyon odaklı işlem yapmaya ve her zaman bir yedekleme planına sahip olmaya çalışın.

Joe Martin

Joe Martin

Pazarlama Başkan Yardımcısı

Joe Martin, şu anda görsel bir işbirliği aracı olan CloudApp'ta Pazarlama GM ve Başkan Yardımcısıdır. Teknoloji sektöründe 13 yılı aşkın pazarlama tecrübesine sahiptir. CloudApp'daki görevinden önce Martin, ücretli sosyal strateji ve şirket içindeki kuruluşlara stratejik rehberlik sağlayan bir araştırma ekibi yönettiği Adobe'deki Sosyal Analizler Başkanı idi. Utah Üniversitesi David Eccles İşletme Okulu'ndan bir M.B.A., Stanford İşletme Enstitüsü'nden bir B.S. Utah Üniversitesi'nden Finans ve Pennsylvania Üniversitesi'nde Wharton İşletme Fakültesi'nden dijital pazarlama sertifikası aldı. Çalışmaları Associated Press, Wall Street Journal, NY Times ve diğer üst düzey mağazalarda yayınlandı.